Коммуникатсия дар раванди идора

Ҷараёни коммуникатсионӣ ва фаъолияти идора

Коммуникатсия – ҷараёни ахбордиҳӣ аз як объект ба объекти дигарро меноманд. Субъекти коммуникатсия метавонад, ки шахсони алоҳида, гурӯҳҳо ва корхонаю ташкилот бошанд.

Мақсади асосии ҷараёни коммуникатсионӣ – ин таъминоти мазмуни ахборе, ки предмети мубодила мебошад.

Дар ҷараёни мубодилаи ахбор чор унсури авваларо мушоҳида кардан мумкин аст.

• равонкунандаи ахбор – шахсе, ки сарчашмаи чунин фикр мебошад, ахборро ҷамъ карда ба дигар объект медиҳад;
• маълумот – ахбори махсус, ки бо воситаи рамзҳо мустаҳкам карда шудааст;
• бахши ахборӣ – воситае, ки тавассути он ахбор дода мешавад;
• қабулкунанда — шахсе, ки ахбор ба ӯ равон карда шудааст, ё ӯ ба дигар шахс мерасонад.

Дараҷаи дуюми ҷараёни коммуникатсия дар дохили корхона аз рӯи зинаҳо ва сохторҳои ташкилии корхона сурат мегирад.

Асосан коммуникатсия аз табақаи болоӣ ба табақаи поёнии идоракунӣ сурат мегирад. Бо воситаи ин шакли коммуникатсияи органи болоӣ ба поёнӣ оиди вазифаҳо, роҳҳои иҷрои кор, вақти он ва ғайра ахбор мефиристонад.

Мисол: Ректори Донишгоҳ дар бораи тағйирот дар ҷараёни таълим ба декани факулта хабар мерасонад. Декани факулта дар навбати худ, бояд ба устодони факулта ин хабарро расонад. ҳолати дигари мубодилаи ахбор дар корхонаҳо доир мегардад, ки характери баръакс аз поён ба болоро дорад. Мисол: Устоди Донишгоҳ ҳимояи рисолаи доктори дорад ва аз декани факулта хоҳиш мекунад, ки ӯро бо муддати як моҳ аз дарсҳо озод намоянд. Декани факулта ин ахборро қабул мекунад ва ба ректори Донишгоҳ пешниҳод менависад, чунки барои беҳтар шудани сифати дарс ва имиҷи факултет устодони унвони илмӣ дошта, зарур мебошад ва аз ректор хоҳиш мекунад, ки дастгирӣ карда шавад. Додани ахбор ва қабули он аз поён ба боло барои кори самараноки коллектив, баландбардории ҳосилнокии меҳнат таъсири мусбат мерасонад.

Аммо дар навбати худ самаранокии коммуникатсионӣ аз он вобаста аст, ки мубодилаи ахбор чӣ тавр сурат мегирад. Мисол: ҳангоме, ки агар муҳандиси корхона ба назди сардор даромада ба овози баланд мегӯяд, ки «хоҳед нахоҳед ин таклифро қабул кунед, ин ба фоидаи кор аст», мумкин роҳбари корхона қабул накунад, гарчанде ки таклиф хело ҳам таклифи хуб буд. Аммо дар ин ҷо тарзи пешниҳоди ахбор хеле дағалона буд, ки ба самаранокии он халал расонид. Роҳи дигар, ин ки муҳандиси корхона ақида, ё худ ихтирооти худро дар шакли

хаттӣ ва ҳисобҳои иқтисодӣ пешниҳод намуда, нишон медод, ки дар ҳақиқат навоварӣ ҳар сол бо миқдори муайяни маблағ 5-10 ҳазор доллар, ё кадом маблағе, ки набошад самара медиҳад, он гоҳ роҳбар оиди ин масъала фикр карда қарор қабул мекард.

Умуман гӯем, ҷараёни коммуникатсия аз поён ба боло дар асоси иҷроиши функсияи идоравии табақаи поёнӣ сурат мегирад. Яъне роҳбарияти поёнӣ дар шаклҳои ахбори оҷилӣ, ҳисоботӣ ва назоратӣ ба роҳбарияти болоӣ аз иҷрои кор дар корхона ахбор медиҳад. Дар навбати худ дар звенаи поёнӣ барои иҷро ва амалӣ гардонидани вазифаҳои аз боло гузошта, шаклҳои гуногуни коммуникатсия истифода карда мешавад. Асосан дар таҷрибаи кории корхонаҳои Тоҷикистон ин бо роҳи фармондиҳии бевоситаи даҳонӣ, навиштани хатча, ё мактубҳои корӣ, фармоишҳо ва супоришҳо, гузаронидани ҷаласа ва гуфтушунидҳои рӯбарӯ, рӯирост ва телефонӣ, инчунин дигар намуди вазифагузориҳо иҷро карда мешавад.

Доир ба ҷорӣ намудани навигариҳо ва ихтироотҳо гурӯҳҳои махсус, ё худ кружокҳои махсуси навоварӣ, инчунин семинар ва мизи мудавварро ташкил намуда, ин масъалаҳо ҳаллу фасл мегарданд.

Гурӯҳи якуми коммуникатсияе, ки дар корхона амал мекунад, ин коммуникатсия байни сохторҳои таркибии истеҳсолӣ ва гурӯҳҳои алоҳидаи корӣ дар корхона мебошад.

Гурӯҳи дуюми коммуникатсия ин коммуникатсияи рoҳбару итоаткунанда. Яке аз унсурҳои муҳими коммуникатсияи корхона ин коммуникатсия роҳбару итоаткунанда ба шумор рафта, самаранокии кори корхона ва обрӯю эътибори корхона ва роҳбар аз он вобаста аст, ки то чи андоза ин мубодила хуб ба роҳ монда шудааст ва чӣ тавр сурат мегирад.

Гурӯҳи сеюми коммуникатсия ин коммуникатсияи байни роҳбар ва гурӯҳи корӣ. Ғайр аз мубодилаи ахбории байни роҳбар ва итоаткунандагон, инчунин мубодилаи роҳбар бо гурӯҳи корӣ вуҷуд дорад, ки имконият медиҳад то, ки ахбори пурра ва аз наздик роҳбар ба гурӯҳҳои корӣ шиносоӣ пайдо намояд.

Унсурҳо ва давраҳои раванди коммуникатсионӣ

Ҷараёни коммуникатсионӣ гуфта, ин мубодилаи ахборро дар байни ду ё зиёда одамон меноманд.

Давраҳои раванди коммуникатсионӣ чунин мебошад:

1. Пайдоиши ақида;
2. Собит кардан ва интихоби бахш;
3. Додани ахбор.

Гарчанде ки чунин раванд мумкин аст, ки дар як муддати хеле кӯтоҳ пайдо гашта амалӣ гардад, лекин мазмуни он хеле раванди мураккаб мебошад ва мо ҳар як давраро дар алоҳидагӣ дида мебароем:1. Пайдоиши ақида – мубодилаи ахбор аз пайдоиш ва интихоби ақида сурат гирифта, ахбордиҳанда фикр мекунад, ки кадом ақидаро боиси мубодила гардонад.

Дигар унсуре, ки дар давраи аввали мубодилаи ахбор сурат мегирад ва моҳияти хеле зарурӣ дорад. Ин ҳам бошад, тарзи пешниҳоди ахбор, яъне ҷумлабандии мувофиқи мантиқ ёфта гуфтани ахбор ба роҳбар. Ин ҳолат ҳикояи «Подшоҳ ва вазири доноро» ба хотир меорад, ки подшоҳ хоб мебинад, ки ҳамаи дандонҳояш рехтаанд. Саҳаргоҳ аз мушовири хеш тадбири хоб мепурсад, мушовир мегӯяд, ки подшоҳи мӯҳтарам тадбир чунин аст, ки ҳамаи хешу таборонатон пеш аз шумо мемуранд. Аз ин ҷавоб подшоҳ хашмгин шуда, ӯро ба зиндон мепартояд. Ва боз ин тадбирро аз вазири донояш мепурсад. Вазири доно дар ҷавоб мегӯяд, ки подшоҳи мӯҳтарам тадбир чунин аст, ки

«Шумо аз ҳама хешу таборонатон дида бисёртар умр мебинед». Подшоҳ хело хурсанд шуда, вазирро ситоиш карда, тӯҳфа медиҳад.

Давраи дуюм ин маълумот ва интихоби бахши ахбор пеш аз он, ки ақидаро ба муҳокима равон намоем, мо бояд ӯро бо воситаи рамзҳо ва калимаҳое, ки истифода мекунанд ифода карда тавонем. Яъне забони ахбор ва тарзи додани он бояд пурра фикр карда шаванд.

Агар бахши ахбор ба ақида мувофиқат накунад, он гоҳ мубодилаи ахбор ғайрисамаранок мебошад. Мисол агар роҳбар хоҳад, ки ба коргар оиди хатогии дағале, ки дар вақти кор иҷро шудааст, дар вақти чойнӯшӣ ба ӯ мегӯяд, ё ин ки ба ӯ хатча менависад. Дар ин ҳолат он хоҳише, ки роҳбар дошт, оиди мубодилаи ахбор самаранок сурат намегирад, гарчанде ин хатои калон бошад, ҳам бо ин бахши ахбор коргар онро он қадар муҳим қабул намекунад. Аммо, вақте ки ин масъаларо дар мактуби расмӣ, ё ин ки дар ҷаласа қайд мекунад, аллакай самаранокии мубодилаи ахбор яку якбора хело ҳам баланд мегардад.

Давраи сеюм – ин давраи расонидани ахбор ба истеъмолкунандагони он мебошад. Ин давраи бевосита аз як ҷой ба ҷои дигар гузоштани ахбор мебошад. Ин давраи хеле муҳим ва нозук мебошад. Яъне то чи андоза дар ин давра ахбор мазмуни худро гум накунад.

Проблемаи асосии ин давра аз он иборат аст, ки то минимум мо давраҳои додани ахборро кам намоем. Махсусан ахбори даҳонӣ агар аз 1-2-3 одам гузарад, қариб ки 100% мазмунашро гум мекунад. Барои ин мо бояд ба монеаҳои коммуникатсия дар роҳи ахбор шинос шавем, алоқаи баръакс ва монеаҳоро омӯзем.

Баъди қабули ахбор гирандаи он ахборро бо фаҳмиши худаш маънидод менамояд. Агар нишондиҳандаҳои ахбор ба шахси таъиншуда маълум бошад, зарурияти тарҷумаи мазмунӣ надорад. Лекин проблема дар он аст, ки ба он мазмуне ки ахбордиҳанда мехоҳад, ё мефаҳмад, мумкин қабулкунандаи ахбор бо ҳамон тарз нафаҳмад, ё ин ки нахоҳад бо чунин мазмун. Ахбор самаранок ҳисоб карда мешавад, ки агар ҳарду тараф ба як хулоса биоянд.

Идора ва беҳтар кардани фаъолияти коммуникатсионӣ

Маълум гашт, ки самаранокии фаъолияти идора аз ташкили дурусти коммуникатсионӣ дар корхона вобастагии калон дорад. Бинобар ин рохбарияти корхона доимо бо мақсади беҳтар кардани он чораҳо меандешад.

Асосан роҳҳои асосии беҳтар кардани фаъолияти коммуникатсионӣ инҳо мебошанд:

1. Батанзимдарории ахбори корхона. Роҳбари корхона бояд, ки тарафҳои миқдорӣ ва сифатии системаи ахбории худро, инчунин дигар истифодабарандагони ахборро донад.

Талаботи ахборӣ дар корхона ба фаъолияти идора вобастагии калон дорад. Вобаста ба мақсадҳои менеҷмент, стратегия ва тактикаи кории идора, усули ташкили системаи ахборӣ ва маҳорати касбии роҳбарияти корхона, миқдори ахбор, суръати ахбор ва мубодилаи он сурат мегирад. Дар шароите, ки сохтори ташкилӣ-идоракунӣ дуруст ба роҳ монда шудааст, тамоми ахбори корхона зери назорат буда, самаранок истифода карда мешаванд. Дар ҳолати дигар миқдори зиёди ахборҳои дуюм ва сеюмдараҷа ҷамъ шуда, истифодаи он хеле мушкил мешавад. ҳалли ин масъала дар асоси ташкили системавии ахбори марказонидашуда, таъмин кардан мумкин мебошад.

1. Фаъолияти идоракунӣ. Ин амалигардонӣ ва назорати фаъолияти корхона яке аз роҳҳои беҳтар кардани мубодилаи ахбории корхона мегардад. Муҳокимаи супоришҳо, иҷроиши вазифаҳои нақшавӣ, ҳисоботҳо, назорати нақшавӣ ва графикии иҷроиши кор аз ҷумлаи фаъолиятҳое мебошад, ки менеҷменти корхона системаи коммуникатсиониро инкишоф дода, иловаҳо дохил менамояд.

Объекти асоси алоқа ба ҷамъият — муҳити иҷтимоию сиёсӣ, иҷтимоию иқтисодӣ, муносибати аҳолӣ, муҳити психологӣ, истеъмолкунандагон, ташкилоти ҷамъиятӣ, воситаҳои ахбори умум, ташкилоти давлатӣ ва ҳокимияти маҳал мебошанд.

Воситаҳои ахбори умум (ВАУ) – ҳамчун восита ва объекти алоқаи менеҷменти корхона ба ҷамъият мебошад. Бинобар ин яке аз роҳи самараноки беҳтар кардани самараноки коммуникатсия ин истифода аз ВАУ мебошад.

Барои ба ин мақсад расидан аз намудҳои зерини ВАУ истифода мебаранд.

1. Пресса – газета ва маҷалаҳо – ин шакли оммавии ахбор ба ҳисоб рафта, аз ҳама тараққикарда мебошад. Имрӯз давлате нест, ки зиёда аз 500-600 намуди газетаю журнал надошта бошад.
2. Агентҳои ахборӣ — сарчашмаи ҳама намуди ахбор буда, қариб дар ҳама давлатҳо ва минтакаҳо ин агентҳои ахборӣ кор мекунанд, ки баъзеи онҳо махсус барои муомила ба ҷамъият ташкил карда шудаанд.
3. Телевизион ва радио — аз ҳама шакли фаъоли таъсиррасонандаи ахборӣ ба ҳисоб рафта, қариб тамоми корхонаҳо бо радио ва телевизион ҳамкори дошта, аз он самаранок истифода мебаранд, чунки шунавандагони радио ва телевизион миллионҳо нафар одамон мебошанд.
4. Журналистика ва адабиётҳо – яке аз роҳҳои муҳими алоқа бо ҷамъият буда, дар дастрасии проблемаҳои инкишофи идора солҳои охир мақоми калон бозида истодааст.

Усулҳои асосие, ки ВАУ дар фаъолияти коммуникатсионии худ истифода мекунанд, инҳо мебошанд:

• тайёр кардани мавод дар бораи корхона;
• пешниҳоди маводҳои корхона ба ВАУ;
• ҷавобҳо ва саволҳои воситаҳои ахбор;
• паҳн кардани ахбор оид ба фаъолияти корхона;
• ҷамъ кардан ва таҳлили ахбори фаъолияти корхона;
• ташкили бонки чопии маълумотҳо доир ба фаъолияти корхона;
• таъмин кардани корхона ба материалҳои чопшудаи фирмаи худ ва дигар фирмаҳо;
• ташкили мактуб ба редаксия оид ба масъалаҳои гуногуни корхона;
• ташкили пресс-конфронсияҳо;
• ташкил додани фаъолияти корхона аз тарафи ВАУ;
• тайёр кардан ва гирифтани сабти овоз аз роҳбарони корхонаҳо.